Privacy- en cookieverklaring

SustainQ B.V. (“wij”) biedt een online platform aan omtrent verduurzamingsrapportages. In het kader van deze dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden dan ook rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke grondslag wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Naam
Zakelijke informatie
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door u verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van uw klacht. We bewaren deze informatie, zolang dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Account

U kunt het platform enkel gebruiken door in te loggen met een persoonlijk account. Met uw account kunt u vervolgens gebruik maken van de in het platform ter beschikking gestelde functionaliteit.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam

Bedrijfsnaam
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Accountgegevens
IP-adres
Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat u voor het laatst hebt ingelogd op uw account. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Notificaties

Wanneer u gebruik maakt van ons platform, kunt u ervoor kiezen om ons notificaties te laten versturen (toestemming). Zo kunt u bijvoorbeeld een melding ontvangen als er een nieuw bericht voor u klaar staat binnen het platform. Deze melding verschijnt dan op uw apparaat.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Unieke user-ID
E-mailadres

Wij bewaren deze informatie, totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken door uw voorkeuren aan te passen in de instellingen van het platform.

Nieuwsbrieven

Via onze website kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief van SustainQ B.V. (toestemming). Wij versturen periodiek per e-mail een nieuwsbrief met daarin informatie over het platform en onze dienstverlening. Verder kunnen wij op basis van uw account gepersonaliseerde berichten versturen mocht u dat willen.

Hiervoor verwerken wij uw e-mailadres.

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht u de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kunt u zich op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn

Naam leverancier	Doeleinde verwerking	Land van verwerking
Radish Development BV	Software ontwikkeling	Nederland

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heeft u de volgende rechten:

Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s.
Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC’s.

Deze rechten bestaan naast uw algemene privacyrechten onder de AVG.

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

Het onthouden van uw inloggegevens
Het bewaren van uw taalvoorkeuren
Het bewaren van andere platformvoorkeuren
Het optimaal weergeven van de website op uw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies

Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken.

Deze cookies geven ons inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld:

Het aantal bezoekers
De meest bezochte pagina’s
De gemiddelde bezoekduur
Gebruikte apparaten en browsers

Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier waarbij ze geen grote impact hebben op uw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens verwerken, vragen wij hiervoor uw toestemming.

Marketing cookies

Deze cookies maken het onder meer mogelijk om u gepersonaliseerde aanbiedingen te doen.

Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van u verzamelen:

Naam
Logininformatie
Schermweergaveopties
IP-adres
Cookie-ID
Website- en klikgedrag
Referrer-URL
Gedrag binnen het platform

Voor deze cookies hebben wij uw toestemming nodig. Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiemelding. Hierin vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van de marketing cookies (en in sommige gevallen bepaalde analytische cookies). U kunt onze website gewoon gebruiken als u geen toestemming geeft voor deze cookies: alleen de functionele cookies worden dan geplaatst. U kunt uw gegeven toestemming altijd weer intrekken.

Soort	Soort cookie, entiteit en privacyverklaring	Doel	Bewaartermijn

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kunt blokkeren of verwijderen.  

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruikmakend van wachtwoorden;
fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
organisatorische maatregelen voor de toegangsbeveiliging;
beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
doelgebonden toegangsbeperkingen.

Welke privacyrechten heeft u?

Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via [E-MAILADRES].

Toepassingsbereik en wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van SustainQ B.V. en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@sustainq.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

SustainQ B.V.
Roomweg 100
7523BS Enschede

E-mailadres: info@sustainq.nl

KvK-nummer: 90269918